Hektická činnost versus efektivní práce
Ve své manažerské práci jsem se velmi často setkával s tzv. syndromem „hektické činnosti“. Někteří mí podřízení často nestíhali zadané úkoly, opakovaně nedodržovali termíny pravidelných činností a to přesto, že jsme si společně určili a odsouhlasili jejich priority. Často se s podobným problémem setkávám i nyní u svých klientů, ať už z pohledu klienta – manažera, nebo z pohledu klienta – podřízeného.
Co jsem za ta léta vypozoroval je naprosto odlišný pohled a vnímání situace obou zúčastněných, tedy manažera a člena týmu. Zatímco manažer má pocit, že podřízení zdaleka nepracují na úrovni jejich kapacity a potenciálu, podřízení situaci vnímají tak, že se práce nedá zvládnout a že přestože pracují daleko nad rámec své kapacity, neustále něco nestíhají, neplní úkoly včas a dělají chyby. To, že jsou tímto syndromem postižení zaměstnanci v permanentním pracovním, ale i osobním stresu, je nasnadě. Je to frustrující situace pro všechny zúčastněné, ale zcela jistě je to situace řešitelná.
Zlaté Paretovo pravidlo a disciplína pro jeho dodržování
Paretovo pravidlo je na světě již 100 let a zná ho asi každý. Pravidlo 80 : 20, tedy že 20 % činnosti přináší 80% výsledků. Platí to pro podnikání, ale platí to i pro jakoukoliv další činnost, kde jsou výsledky viditelné a měřitelné.
Co to znamená v praxi?
- Udělejte si chvíli času a podívejte se na seznam činností, které se pravidelně opakují. Ideálně tuto aktivitu udělejte společně se svým nadřízeným. Zamyslete se, zda je opravdu potřeba dělat všechno a zrušte nepotřebné aktivity, které se dělají jen proto, protože se vždycky dělaly.
- Zamyslete se nad tím, kolik ze seznamu svěřených úkolů je spíše rutinních a na kolik potřebuje více času. Pochopení zadání, dohledávání potřebných informací, analýzu dat a vytvoření závěru apod., než je daný úkol hotov.
- Velmi často dospějete k závěru, že na 80% úkolů potřebujete právě 20% času. Vyhraďte si tedy těchto 20% vašeho času. Dle typu Vaší aktivity si určete jeden den v týdnu, dva půldny, 2 hodiny denně, či hodinu ráno a hodinu po obědě, kdy se budete věnovat práci, kterou dokážete rychle a efektivně dokončit.
- Zajistěte, že v těchto 20-ti % je zahrnut také čas na vyřizování mailů a telefonátů. Přiřaďte vyřizování mailů pravidelný čas v průběhu dne a mimo tento čas se mailům nevěnujte (pokud není náplní Vaší práce vyřizování mailů).
- Pro zbytek času si pečlivě naplánujte složitější úkoly tak, abyste měli dostatek času na jejich pochopení a plnění. V tomto času může být zahrnuto i zjednodušování rutinních procesů a analýza toho, jestli některé aktivity neděláte zbytečně.
- Nenechávejte se vyrušit maily a telefonáty, které nejsou důležité a soustřeďte se na daný úkol dle Vašeho plánu.
Příklad z praxe
Zdá se to být jednoduché, ale spousta lidí má s výše uvedeným pravidlem problém. Funguje jim to chvíli, ale po pár týdnech mají tendenci se vrátit opět k hektické aktivitě. Pamatuji si, jak jeden můj podřízený byl zavalen spoustou práce přesně podle scénáře popsaného výše. Několikrát jsme spolu řešili nastavení priorit a nastavení denního, týdenního i měsíčního režimu. Dále jsme se dohodli, že některé složitější úkoly budeme nějakou dobu řešit spolu. Měl jsem dobrý pocit, že vše je pochopeno a vysvětleno. Když jsme se dostali ke společnému řešení složitějšího úkolu, sedl jsem si k jeho počítači. Během asi deseti minut mu zazvonil 3x telefon, 5x přišlo upozornění na nový mail a několikrát zablikal vzkaz přes firemní komunikační systém. Na všechny tyto vyrušující zprávy kolega zareagoval a snažil se je hned vyřešit, protože to bylo snadné. Pokud to nedokázal vyřešit hned, byl velmi nervózní z toho, kolik nových úkolů se na něj zase valí. Nebyl vůbec schopen se koncentrovat na složitější úkol. Tím zabíral čas nejen sobě, ale i mně. V hlavě mu jelo několik katastrofických scénářů, že zase přijde domů pozdě, nestihne včas odevzdat výkazy, neuvidí se s dětmi, nestihne si zaběhat, ostatní si o něm budou myslet, že je neschopný a podobně. Přinutil jsem ho, aby všechny komunikační kanály vypnul a slíbil jsem mu, že ať se ten den stane cokoliv, nemusí se bát, že přijde domů pozdě, protože máme pevně naplánovaný čas právě na tento daný úkol a všechny ostatní věci bude řešit až zítra, kdy na to má vyhrazený čas a že jsem přesvědčený o tom, že tyto úkoly bravurně a včas vyřeší, jen to nebude hned a že to od něj nikdo ani neočekává. Naopak jsem mu vysvětlil, že tím, že se stále nechává vytrhnout z koncentrace na složitější úkol, nemusí mu zbývat dost energie a času na jeho vyřešení a naopak mu vždy trvá velmi dlouho, než se zase dostane do bodu, ze kterého se nechal vytrhnout.
Nebudu předstírat, že od té doby se jeho život diametrálně změnil a žil a bude žít šťastně až do smrti. Ale byla to pro něj důležitá zkušenost a první krůček na cestě ven ze začarovaného kruhu hektické aktivity, která je extrémně vyčerpávající, ale hlavně ji vůbec nikdo neocení, protože skutečný výsledek vidět není. Jsou vidět jen nesplněné dohodnuté úkoly a práce odevzdaná ve špatné kvalitě a po termínu.
Stačí těchto pár kroků?
Výše uvedený 6 kroků je hezký a jednoduchý základ. Situace každého z nás je vždy složitější a komplikovanější, ale rozhodně se dá alespoň začít a případně hledat další možnosti a řešení tak, aby vás práce těšila, naplňovala a ještě to bylo vidět na vašich výsledcích.
Nutno dodat, že se také často setkávám se situací opačnou, kdy hektickou činností je posednutý manažer a jeho podřízení jsou naopak frustrovaní z toho, že je neefektivní celý tým. Tam je situace složitější, pokud manažer situaci nevidí a nechce ji řešit. O tomto tématu více v článku “Když manažer nestíhá”.